ここ最近、私は、自分が携わっている業務についての作業マニュアルを作成しています。

「なんで、マ二ュアルが必要なん！？」
「作るんとか、めんどくさいでぇ。」
「無くても作業できてるし。」　　　・・・etc.

そ～んな事を思っている人も多いかと思います。

だけどもだけど、
「マニュアルの作成」というものは結局、自分のためにやっているモノなんですよ！！！！

よ～～く考えてみてください。

明日、
急に熱が出て出社ができないかもしれません。
足を滑らせて、骨が折れてしまい入院するかもしれません。
インフルエンザになって、39度の熱が出て、1週間出勤禁止になるかもしれません。

はたまた、
転職しようと考えたり、
産休などに入る予定だったり、
そういう計画的に仕事を辞める（休職する）時が来るかもしれません。

そんな時、
あなたを守ってくれるのが「作業マニュアル」です。
熱でダウンしてるのに、入院してるのに、
電話が鳴りっぱなしで気が休まらない（泣）
なんて事を防げると思うのです。

せめて作業マニュアルに仕事内容をまとめておけば、
誰かが代わりに作業を進めておいてくれますよね。

ちなみに、
どうやってマニュアルを作っているかといいますと、
１：作業の１手順ずつキャプチャーを撮って
２：貼って
３：説明つけて・・・

マニュアルに起こしたい作業が完了するところまで、上記3工程をひたすらに続けます。
以外に簡単でしょ！？

そして、マニュアルを作る工程①の作業に役立っているのがこいつ！！

自分で範囲を指定すれば、その部分をスクリーンショットして切り取ってくれます。

他にも、キーボードにある「Print Screen」を押した後に、

に貼り付けて、必要な部分をトリミングして画像を使用しています。

この2つが使えれば、画面に表示されている内容の
“切って貼って切って貼って”が簡単にできてしまいます。

マニュアルの内容を見せることはできないので、
分からない程度でキャプチャーを撮ってみました。
基本的にパワーポイントで作っています。

左側のプレビューの画面を見ると、
それぞれのページにキャプチャーが撮られていて、説明がちらほら書かれているのが分かりますよね？
ま、こんな感じでマニュアルを作っています。

マニュアルを作る事で、
自分自身の仕事内容への理解も深まります。
今までなんとなくだった部分を絵と文字で表現するからです。
また、誰も手を着けられない仕事にしてしまうのは、自分の首を絞めることにもなりますし、
会社にとっても不利益になってしまいます。
いわゆる、ブラックボックス化ってやつですね。

また、それを引き継ぐ人も口で言われても･･･「無理！！」ってなりかねません。
「古典落語じゃないんだから、口伝じゃなくてマニュアル付きで引き継いでよねっ」
そんな文句も聞こえてきそうですよね。

今やっている仕事の内容は、マニュアル化されていない部分も多くあります。
なので、私はこれからもマニュアルを作り続けようと思います。

文／大下 理恵